5 faktorer du skal kende til, inden du opsætter et lokale til videokonferencer

Ved du, hvordan du etablerer et lokale til videokonferencer? Den måde, du konfigurerer dit konferencelokale på, påvirker i høj grad din videokonferencekvalitet, og dine møder generelt. Følgende vil vi give dig nogle korte retningslinjer for, hvordan du forbereder dit lokale til videokonferencer.

1. God belysning

Et konferencelokale har behov for god belysning. Sørg for at rummet er godt og jævnt belyst fra lamper i loftet. Hvis du kan, skal du undgå at pege kameraet direkte mod evt. vinduer. Hvis du ikke kan gøre dette, så forsøg at få kontrol over udefra kommende lys, som løbende skifter. Det vil give dig kontrol over lyset i lokalet, og vil få kameraet til at yde bedre.

Et velbelyst lokale vil give dig en langt bedre videooplevelse, desuden er rum som er velbelyste også langt mere behagelige at befinde sig i.

2. Kamerahøjde og placering

Når du skal montere både skærme og kameraer i et lokale, er det vigtigt at tænke på hvordan modtageren i den anden ende ser dig, og dine kollegaer. Hvis det er muligt, skal du placere kameraet i øjenhøjde med personerne i rummet, hvilket giver den mest naturlige orientering for en direkte samtale.

Det kan virke unaturligt, hvis kameraet er placeret for højt eller for lavt i forhold til mødedeltagere i rummet. Hvis det ikke er muligt at placere kameraet i øjenhøjde – fx hvis det er monteret over eller under et enkelt display – vælg da et kamera som kan justere synsvinklen, dette kan forbedre oplevelsen.

3. Lyd og mikrofoner

Der er mange faktorer som spiller ind, når vi taler om god lyd. Gode mikrofoner kan bringe dig en del af vejen, men lydoptimeringen af rummet i sig selv er første skridt. Fx forværrer hårde betongulve lydkvaliteten mere, end tykke tæpper. Det samme gør sig gældende med glasvægge sammenlignet med tapetserede overflader med lyddæmpning.

Når du vælger mikrofoner til dit lokale er det vigtigt, at du tager højde for rummets brug. Hvis der fx er plads til 12 deltagere i rummet, så skal dine mikrofoner også kunne opfange lyd fra 12 personer. Der findes mange forskellige løsninger, men oftest er der på produkterne angivet i både antal personer og rækkevidde i meter som mikrofonen kan dække.

4. Møbler og indretning

De fleste lokaler til videokonference har lange og smalle borde, men disse er ikke nødvendigvis ideelle. Et ovalt bord kan hjælpe deltagerne med at se både skærmen og hinanden uden at skulle bevæge sig for meget.

Stole med høj ryg kan også blokere andre deltageres udsyn til skærm og hinanden, så prøv at finde stole med lav ryg. Hvis kun få personer deltager i et møde, er det bedst for dem at sidde tæt sammen, fremfor i hver deres ende af rummet. På denne måde vil de alle være synlige for kameraet, og give den bedste oplevelse.

I meget små konferencelokaler, kan det være en fordel at anvende et kamera som har et bredt synsfelt. Fx Panacast fra Jabra 

5. System og samarbejde

Der er gennem tiderne udviklet mange systemer til at afholde videokonferencer. Fælles for dem alle er at de har gennemgået en stor udvikling siden corona kom til i 2019.

En af de løsninger som har udviklet sig mest, er Microsoft Teams. Med Microsoft Teams og Microsoft Teams Room System kan du foruden at afholde videokonferencer også skabe et rum for samarbejde. Her er nogle af mulighederne med Teams Room Systems:

• Fuldt videokonferencesystem som er understøttet af mange producenter -> Det er muligt at få udstyr, som er udarbejdet til meget små intime mødelokaler, til store konferencelokaler.
• Integrer fuldt ud med Office-pakken fra Microsoft -> Gør det nemt at dele og arbejde i dokumenter direkte på skærmen sammen med de andre deltagere.
• Virker på en bred vifte af enheder -> Når du inviterer eksterne til at deltage i dine møder, kan de gøre det fra næsten alle enheder. Computere, telefoner og tablets. Alt sammen uden at have installeret Teams.
• Kan tale sammen med andre systemer -> Microsoft Teams Room Systems kan også inviteres til møder som ikke er oprettet i Teams. Fx er der understøttelse* til Cisco WebEx og Zoom
  *Der kan være begrænsninger i funktioner, når systemer blandes på tværs
• Understøttelse af ”Content cams” -> Det er muligt at tilslutte et content cam til din løsningen, som gør det muligt at aflæse fx whiteboards i rummet, og dele indholdet med eksterne deltagere. Se fx Logitech Scribe her

Vælg den rette leverandør til dit kommende mødelokale

JDM har siden indtoget af moderne mødelokaler, leveret løsninger som er tidssvarende og forberedt til fremtiden. Som Microsoft Guld Parter og Logitech Business Partner, har vi den nødvendige viden, der skal til for at sikre dig den bedre oplevelse.