6 gode råd til den perfekte videokonference

Ved du, hvordan du etablerer et lokale til videokonferencer? Den måde, du konfigurerer dit konferencelokale på, påvirker i høj grad din videokonferencekvalitet, og dine møder generelt. Følgende vil vi give dig nogle korte retningslinjer for, hvordan du forbereder dit lokale til videokonferencer med fx korrekt konferenceudstyr.

1. Overvej hvordan rummet skal bruges

Ikke alle mødelokaler er skabt ens. Der er en række forskellige videokonferencerum, der tilgodeser forskellige størrelser og budgetter. Mindre kan være mere værd: selvom prangende lokaler med 3 store skærme kan se lækre ud, vil de ikke være lige så effektive til små møder med mindre end 5 personer, som fx et sæt til et enkeltmandskontor ville være det.

Noter ned hvor mange personer rummet skal kunne håndtere. Tag højde for at opstillingen af borde og stole, ikke dækker for hinanden når rummet skal indrettes.

2. Lyd er vigtigt i et videokonferencelokale

Lyd er ofte noget som glemmes i forbindelse med etablering af et mødelokale. Denne forglemmelse kan ende med at blive en dyr fejl. Hvad er ideen med at se nogen tale, hvis du ikke kan høre dem ordentligt? Og hvad er meningen med at høre nogen tale, hvis du ikke kan forstå, hvad der bliver sagt? Klar lyd i god kvalitet er meget vigtigt i et møde, så det skal nøje planlægges hvordan man får den bedste lyd. Overvej om der er behov for ekstra mikrofoner, og om disse mikrofoner ville være bedre på bordet eller hænge fra loftet for at reducere rod og støj.

Gør en indsats for at miniminere støj i rummet, ved at undgå store glatte overflader som glasvægge og vindue partier. Disse kan med fordel udstyres med gardiner, eller andet som kan anvendes til at dække af med.  Placer gulvtæpper i rummet, og installer evt. lyddæmpningsplader på væggene for yderligere at optimere rummet.

3. Hvordan ønsker du at kommunikere?

Du skal overveje, hvilken videokonferencesoftware som I vælger som videokonferenceplatform. Hvis I allerede i dag anvender løsninger fra Microsoft fx Office-pakken og SharePoint, så ville Microsoft Teams være den oplagte mulighed, da Microsoft Teams er et godt værktøj til samarbejde. Desuden fungerer Microsoft Teams sammen med Cisco WebEx og Zoom. Et videokonferencelokale med Teams er det bedste valg.

4. Deling af indhold er nøglen til samarbejde

Hvordan ønsker I at dele indhold i møderne. Har alle deltagerne deres egen computer med i lokalet, eller skal lokalet udstyres med sin egen computer? Indbygget i Microsoft Teams Rooms er muligheden for deling af indhold, enten direkte i mødet, eller via kabel.

Alternativ er der Barco ClickShare, hvor alt du skal gøre er at tilslutte ClickShare til en hvilken som helst enhed og trykke på én knap, og hvad der er på din enhed, vises straks på hovedskærmen i lokalet. Dette er perfekt til at dele præsentationer eller hvad du end arbejder med resten af rummet.

ClickShare er certificeret til at virke sammen med er videokonferencelokale med Teams.

5. Få en løsning til booking af mødelokaler

Det at arrangere et møde kan være bøvlet nok: hvornår har alle tid? Hvornår er mødelokalet ledigt? Er lokalet booket senere i dag? Med et system til at håndtere denne, og skærme til lokalerne undgår du disse problemer. Du kan booke et møde i god tid i din kalender eller ad hoc direkte på skærmen foran lokalet. Det kan integreres med Outlook, så du problemfrit kan sikre dig at de andre deltagere har ledig tid.

En nyskabelse inden for dette er Joan. Læs mere her

6. Alliér dig med professionelle

Uanset hvor teknisk perfekt en løsning kan være, kan der lejlighedsvis opstå problemer. At have en god aftale med en professionel leverandør som JDM, kan spare dig for mange problemer. Videokonferenceudstyret og softwaren i dit lokale, skal løbende opdateres, og vedligeholdes, så det virker hver gang.

Involver en leverandør som JDM, der på tværs af landet kan give dig teknisk support og tilbyde ekspertrådgivning og bistand, når det er nødvendigt.