Hvordan bruger man Microsoft Teams?

Teams og kanaler

For at starte dit samarbejde har du brug for et Team. Skabelsen af nye Teams er let og kan gøres med få klik. Dit nye Team skal blot have et navn og en beskrivelse, herefter kan du tilføje medlemmer til dit nye Team. Som nævnt ovenfor vil et nyt Team oprette en matchende Office 365 Gruppe, OneNote, SharePoint Team Site samt Planner-plan – så oprettelse af nye Teams skal gøres velovervejet, og i overensstemmelse med din generelle datapolitik og retningslinjer.

Hvert Team har underafsnit, som kaldes Kanaler, og den generelle kanal oprettes automatisk, så et nyt team oprettes. Du kan have flere kanaler i et team; for eksempel kan du have et ”Marketing”-team og derefter kanaler som ”Sociale medier”, ”Produktlanceringer”, ”Blogs” osv. Eller man kan lave teams og kanaler efter interne afdelinger i virksomheden – du kan vælge hvad der passer til din organisations måde at arbejde på. Hver gang der er en ny aktivitet i teamet, vil kanalen blive fremhævet med fed.

Kanaler

Hver kanal har deres egne faner langs toppen. Samtale (gruppechat), Filer (delte dokumenter) og Noter (delt OneNote) oprettes automatisk, og du kan derefter tilføje dine egne faner.

Samtaler

Samtaler er en af nøglefunktionerne i Teams, hvilket giver hvert team mulighed for at have en samlet dialog, der er gemt og let at søge i. Samtaler er den centrale komponent, hvor alt teamwork er opbevaret – fra fildeling til videoopkald.

Brug af @mentions giver dig mulighed for at tagge deltagere eller endda hele hold for at underrette andre. Brugere kan let se, hvor de er blevet tagget gennem det røde @-symbol, som kan anvendes til at fremhæve områder af betydning for den enkelte. Desuden vil appen give dig en notifikation, hvis du bliver tagget. Foruden det at tagge kan brugere ”like” indhold samt svare med animerede GIF’er eller smiles.

Filer

I dit Team-vindue kan du udføre en række forskellige opgaver direkte i det aktive vindue, så du undgår at skifte mellem forskellige applikationer. Disse opgaver inkluderer muligheden for at slette, downloade, flytte filer, åbne, kopiere, redigere eller få et link til at dele indhold med andre – hvilket giver dig alle de vigtigste funktioner, du ville få i de oprindelige apps.

Du har også mulighed for at starte en gruppechat ved siden af filen for at tillade dialog om et dokument, mens du arbejder på filerne – denne samtale vises i din samtale tråd.

Tilføjelse af faner

Som nævnt bliver der automatisk skabe en række faner, når et teams dannes, dog kan du også tilføje dine egne. Det kunne fx være faner med Planner, Excel-regneark, Word-dokumenter, Power BI-dashboards.

Microsoft-produkter kan let tilføjes som faner, men der er også mange integrationer fra andre firmaer, der kommer til teams, såsom Asana-integration. Da integrationer mellem systemer er så vigtige for arbejdsflowet, kan du forvente at se mange flere partnerskaber og out-of-the-box integrationer i fremtiden.

Menu

Langs venstre side kan du navigere til forskellige områder i Teams, såsom chats, møder, filer og aktivitet. De fleste af disse er ret selvforklarende:

Aktiviteter: Her vises de sidste aktiviteter for de teams, som du er en del af.

Chat: Indeholder dine Skype for Business-samtaler og Teams-samtaler, hvilket giver en komplet oversigt over din chathistorie. Hvis du ønsker at kommunikere direkte i et team, skal du i stedet anvende ”Samtale”-fanen under det enkelte team.

Teams: En oversigt over alle dine teams, som du er en del af, og giver dig mulighed for at få et komplet overblik. Det er også her du kan oprette teams.

Møder: Fanen Møder trækker dine møder ind fra Outlook og giver dig også mulighed for at planlægge møder i fanen Møder, der sendes til et team. Husk, at målet er teamsamarbejde, ikke kalenderstyring.

Filer: I menupunktet Filer kan du hurtigt finde og se filer på tværs af OneNote, OneDrive og inden for Teams (gemt på deres egne SharePoint-websteder). Der er også en meget nyttig ‘Nylig’ fane, så du hurtigt kan få adgang til de nyeste dokumenter, du arbejdede med, samt en genvej til dine downloads.

Administrator af Teams

Microsoft Teams er allerede et fantastisk produkt, da det giver stor fleksibilitet og giver dig mange muligheder. Som nævnt tidligere kan det at komme i gang med teams, også give nogle udfordringer, hvilket kan give din administrator hovedpine. Heldigvis kan man som admin kontrollere Teams-indstillinger, som gør det lettere at kontrollere, hvem der kan oprette teams, hvilke funktioner der er eller ikke er tilladt, såsom videomøder, skærmdeling eller animerede billeder, eller om udvidelser kan bruges. Dette giver den kontrol, der kræves for at give styring i overensstemmelse med din organisations politik og sikrer, at du kan holde kontrol over appen.

Vi har som en service udviklet et værktøj som automatisk kan påføre disse indstillinger, og sørge for at virksomhedens datapolitik overholdes. Vi kalder værktøjer for Groups & Teams Management, og du kan læse mere om det her:

Konklusion

Microsoft Teams er et program som er bygget til at kunne fagne alt fra små startups til store internationale virksomheder. Alle de forskellige funktioner og integrationer som er lanceret til Microsoft Teams, plus alle dem som er på vej, sikrer at Microsoft Teams bliver ved med at udvikle sig.

Microsoft Teams kan erstatte programmer som fx Slack, da begge programmer som udgangspunkt løser samme opgave i en virksomhed. Fordelen ved Microsoft Teams er dog at det er inkluderet i Office 365 og Microsoft 365. Hvis man allerede er en del af Office 365 eller Microsoft 365 brugere betyder det, at du kan spare licensudgiften til andre samarbejdsprogrammer.

Microsoft Teams udvikler sig hele tiden, der kommer nye funktioner og muligheder til jævnligt. Du kan følge udviklingen af Microsoft Teams hos Microsoft her.

Microsoft Teams – Roadmap