5 grunde til at bruge
Microsoft Teams
fremfor e-mail

I starten af 2017 lancerede Microsoft deres Microsoft Teams klient. Microsoft Teams er et program som kombinerer flere værktøjer for at give medlemmerne en smartere og mere effektiv samarbejdsoplevelse. Teams håndterer og samler al din kommunikation, på en simpel og effektiv måde. Det er en mere organiseret og struktureret måde at kommunikere og samarbejde på.

1. Samarbejde og samtaler er omdrejningspunktet

Man skal se programmet Teams som et værktøj der forbinder alle ender og kanter af din Office suite. Fx Work, Excel, PowerPoint osv. + meget mere.
Når du i din organisation anvender e-mail til at samarbejde på et dokument, sendes der ofte flere versioner af samme dokument rundt til de personer som skal arbejde på dokumentet. Dokumentet bliver tilrettet af flere personer, og der bliver skabt forskellige versioner af samme dokument, som du på en eller anden måde selv skal holde styr på.
IMicrosoft Teams skabes der ét dokument direkte i Teams, som alle kan samarbejde på – på samme tid. Dvs. at rettelser sker i realtid, og alle som samarbejder på dokumentet ser rettelserne med det samme. Derved skabes der ingen dubletter eller alternative versioner af samme dokument.
Til ethvert dokument, skabes der også en dialogkanal, som kan bruges til at debattere indholdet i dokumentet. Hvis du fx har spørgsmål til elementer i dokumentet, kan disse stilles i dialogkanalen, og derved kan alle som samarbejder på dokumentet svare på dit spørgsmål, og alle kan se svarene.
Modsat e-mail, hvor det kun er de personer som er modtagere af e-mailen, som kan besvare og se evt. spørgsmål.
Ved at bruge Teams fremfor e-mail til at skabe og samarbejde på dokumenter, undgår man dubletter og versionsforvirring. Desuden gør man samarbejdet mere synligt, og nemmere at tilgå ved muligheden for at kunne debattere indholdet.

2. Fokuseret arbejdsindsats

Teams kan desværre ikke løse dine opgaver for dig, og kan heller ikke nedbringe mængden af arbejde, men Teams kan hjælpe dig med at strømline og fokusere din indsats.
I Teams bliver man medlem af ”kanaler”. Dvs. at hører du hjemme i fx salgsafdelingen, så er du medlem af salgskanalen, arbejder du på ”Project-X” så er du medlem af Project-X kanalen.
Opdelingen i kanaler tillader dig at fokusere på netop det indhold, som du nu ønsker at arbejde på. Det er muligt at sortere alt andet end fx Project-X fra din visning, så du ikke skal navigere på tværs af opgaver og afdelinger.
Du kan også tilpasse de notifikationer du får fra de forskellige kanaler. Derved undgår du at bryde din koncentration, når fx en fællesbesked sendes ud til alle i virksomheden.
Anvender du Teams til at håndtere projekter, afdelinger og opgaver, bliver du ikke forstyrret på samme måde som du gør hvis du bruger Outlook til at arbejde ud fra.

3. Hold dig opdateret og gør historik tilgængelig

Når du anvender Teams til at kommunikere og samarbejde på fx et projekt, kan du ”tagge” personer i dine opslag ved at bruge ”@mention”-funktion. Denne funktion tillader dig at gøre en bestemt person, eller hele teamet opmærksom på din besked.
Personen eller teamet du ”tagger” vil modtage en notifikation, som drager deres opmærksomhed til din besked. Alle personer i teamet ser din besked, og kan kommentere eller ”like” den. Derved er du sikker på at alle er blevet informeret om beskeden.
Fordelen ved at holde kommunikationen i Teams fremfor på e-mail, er fx at fremtidige medlemmer af temaet ikke mister historikken. Hvis det foregår gennem e-mail, skal man huske at sende al info om fx ”Project-X” til nye medlemmer, og være sikker på at man ikke glemmer en mail eller to i forløbet.
I Teams er det let at tilføje nye medlemmer, og lade dem læse historikken i teamet, så de også er med på udviklingen af fx ”Project-X”

4. Alle dine filer er samlet ét sted, og det giver mening

Så snart du opretter et team skabes der samtidig en tilhørende mappestruktur, hvor du kan lagre dine filer. Disse filer er tilknyttet det enkelte team, og kan gøres ”hemmelige” for personer, som ikke er en del af teamet.
Med en fælles mappestruktur, som er tilgængelige for alle i teamet, undgår du at skulle sende e-mails med vedhæftede filer frem og tilbage. Hvis du opretter fx Word dokumenter direkte i Teams, placerer systemet selv filen i det team hvor dokumentet er oprettet, og ønsker du at dele dokumentet, sender du blot et link til dokumentet fremfor hele dokumentet.
Over tid vil alle dokumenter som tilhører salg være placeret i ”Salgs-Teamet”. Der er ikke længere behov for at gemme dokumenter lokalt, og sende kopier frem og tilbage. Så brug Microsoft Teams til at samle og håndtere de dokumenter som hører til det enkelte team.

5. Kommuniker mere flydende

Indtil nu har vi talt om hvordan man kan samarbejde på dokumenter, fokusere sin indsats og holde sig opdateret. Men nogle gange ønsker man bare at kommunikere mere i realtid.
Microsoft Teams understøtter også chatfunktioner som du kender fra fx Facebook Messenger eller Skype for Business. Chatfunktionen tillader dig at kommunikere i realtid, som gør kommunikation langt mere flydende end den ville have været via e-mail.
Når du anvender chat til at kommunikere direkte med personer, eller hele teams, skabes der en langt mere dynamisk dialog, som øger hastigheden på kommunikationen væsentligt. Desuden bliver hele jeres dialog opbevaret i Microsoft Teams, så man altid kan gå tilbage og se hvad der blev aftalt, eller debatteret om.
NB: Der er også muligt at indlejre sin telefoniløsning i Microsoft Teams, men det er en artikel for sig.

Afslutning

Vi har nu gennemgået nogle af de elementer som Microsoft Teams er bedre til at håndtere en Outlook. For nogle vil det kræve lidt omstilling i arbejdsmetoder at arbejde på denne måde, men når man først har prøvet det, og set fordelene i Microsoft Teams, er der ingen vej tilbage.
Microsoft Teams har siden lanceringen gennemgået en hurtig udvikling, og der kommer hele tiden flere funktioner og muligheder til. For Microsoft er Teams det værktøj som den moderne virksomhed bruger til at kommunikere med. Allerede nu kan Teams tale sammen med mere end 30 andre programmer, så med tiden bliver al kommunikation samlet ét sted, med det hovedformål at gøre dig mere produktiv.