JDM Casestory – V Holm Jensen
Komplet telefoniløsning via Microsoft Teams
Med mellem 40 og 50 telefonibrugere fordelt på tre afdelinger med hvert deres telefonsystem havde bilforhandler- og værkstedskæden V Holm Jensen brug for en samlet, effektiv og velfungerende telefoniløsning på tværs af alle afdelinger og brugere. Valget faldt på en Microsoft Teams-telefoniløsning fra JDM.
introduktion til V Holm Jensen
VHJ blev 1929 grundlagt som dedikeret Opel forhandler på Vesterbro i Odense C. VHJ er i dag Danmarks ældste Opel forhandler, med mere end 90 år på bagen.
Komplekst system
Virksomhedens tre afdelinger havde hvert deres telefonisystem – et med adskillige år på bagen, et 100% mobilbaseret, og et, som var baseret på stationære telefoner på medarbejdernes skriveborde. V Holm Jensen havde derfor et ønske om at samle hele virksomhedens telefoni i én løsning og samtidig få et system, der var lettere at vedligeholde og opdatere.
Kim Vobbe, eftermarkedschef hos V Holm Jensen, fortæller:
”I første omgang kontaktede vi de store teleudbydere, fordi jeg tidligere havde set en spændende løsning, hvor telefoni var integreret med virksomhedens it-systemer. For at afklare, hvilke licenser en sådan integration ville kræve, kontaktede jeg vores it-leverandør, JDM, og det stod hurtigt klart, at JDM faktisk selv havde et produkt – telefoni baseret på Microsoft Teams – som kunne afhjælpe de problemer, vores medarbejdere oplevede i hverdagen, og give en stor mængde fleksibilitet og brugervenlighed med i købet.”
Solidt forarbejde og god proces
Efter en kort dialog besluttede V Holm Jensen sig for at køre med JDM’s løsning, og det indledende forarbejde blev sat i værk.
”I samarbejde med JDM’s konsulenter fik vi udarbejdet et flowdiagram, der detaljeret skitserede, hvilke funktioner vi havde brug for, hvad der skulle ske, når man taster 1, 2, 3, og så videre. På baggrund af det arbejde fik vi bygget en testløsning, som vi fik mulighed for at teste internt, og efter lidt finpudsning blev den fulde løsning sat i drift uden de store problemer – alt sammen blot to måneder efter, at beslutningen var taget,” fortæller Kim Vobbe.
Han er meget tilfreds med samarbejdet med JDM’s medarbejdere i forløbet, hvor der hele tiden har været tæt kontakt og dialog, så virksomheden fik den optimale løsning til deres behov.
”JDM lavede en grundig indledende analyse, og derefter har de løbende sendt udkast og dokumenter, som vi har set på, hvorefter vi har chattet eller ringet sammen om eventuelle ændringer. Vi har også kunnet komme med ønsker hen ad vejen og haft god dialog om, hvilke ting der kunne lade sig gøre i praksis, og hvilke ting der kunne løses med en anden funktion end det, vi oprindeligt havde forestillet os. JDM har kunnet finde en løsning på langt det meste – og det virker bare,” siger han.
”Vi er meget glade for vores nye løsning, og samarbejdet med JDM har bare fungeret superfint. De er grundige, lytter til vores behov og leverer et produkt, der virker, og som passer til os. Det kunne ikke være bedre!”
Velfungerende løsning gør hverdagen lettere
Løsningen binder nu samtlige af V Holm Jensens medarbejdere sammen i ét system, der i kraft af, at det fungerer via Microsoft Teams, forbinder telefoniløsningen med alle data i Outlook. Det betyder, at man fx hurtigt kan søge enhver medarbejder frem blot via navnet, hvis man vil ringe til vedkommende. Ligeledes kan man hurtigt se, om den kollega, man vil ringe eller viderestille til, er optaget, da dette er markeret i systemet. Og dette er blot nogle af de funktioner, der har gjort hverdagen for V Holm Jensens medarbejdere lettere, fortæller Kim Vobbe:
”Mine kolleger er rigtigt glade for løsningen, og det giver også en forbedret service overfor vores kunder. Det er eksempelvis blevet lettere at stille rundt, så hvis en kollega er optaget, kan vedkommendes nærmeste kollega tage telefonen og hjælpe kunden videre – fx spørge om man ønsker at vente et par minutter på at kollegaen er færdig med sin samtale, eller om man ønsker at blive ringet op senere. Derefter kan man hurtigt sende en besked til den pågældende kollega via chat-funktionen, så man straks bliver informeret om, hvad der er aftalt med kunden,” forklarer han.
Større fleksibilitet for medarbejderne
Systemet giver desuden medarbejderne flere muligheder i hverdagen. Den enkelte medarbejder kan tilgå Teams – og dermed telefoniløsningen – på PC, tablet og smartphone med de helt samme funktioner uanset enhed. Løsningen er nem at forstå og anvende, og den førnævnte chatfunktion gør det let at klare mindre beskeder og spørgsmål uden at skulle ringe op eller sende en mail.
”Derudover er en stor fordel den fleksibilitet, vi oplever, hvis der opstår et akut behov for, at nogle medarbejdere træder ind i en anden funktion end normalt. I forbindelse med en omlægning af vores it-systemer opdagede vi, at der ingen medarbejdere var i omstillingen en dag fra 12-16. Kort efter var vi to personer, som var flyttet over i den gruppe og fungerede som omstilling, og dagen efter blev vi lige så let flyttet ud igen. Det er enormt effektivt og giver hurtig og nem løsning på de behov, der kan opstå i hverdagen,” fortæller Kim Vobbe.
Han fremhæver desuden det nye udstyr, som virksomheden også har anskaffet fra JDM i forbindelse med den nye løsning:
”Ud over selve telefonisystemet har alle medarbejdere fået nye headsets, som rækker fint i hele bygningen. Det giver dels mulighed for at gå rundt, mens man er i en samtale, og dels giver det mulighed for at arbejde med to hænder, mens man taler – det er en helt fantastisk frihed at få. Derudover har vi fået ”busylights”, som lyser grønt, når medarbejderen er ledig, og rødt, når der er optaget. Derved kan man hurtigt se, om man kan viderestille eller ringe til personen, og hvis der kommer en kunde ind, kan vedkommende også hurtigt se, om den person, de gerne vil tale med, er optaget,” siger han og afslutter:
”Vi er meget glade for vores nye løsning, og samarbejdet med JDM har bare fungeret superfint. De er grundige, lytter til vores behov og leverer et produkt, der virker, og som passer til os. Det kunne ikke være bedre!”
Vi hjælper også gerne dig
Kontakt os i dag for en uforpligtende demo af vores løsninger
med udgangspunkt i dine nuværende systemer.
En JDM-medarbejder vil tage kontakt til dig for at aftale et tidspunkt for et demo- og rådgivningsmøde
Vi skaber værdi på tværs af segmenter og brancher
Vi samler på glade og tilfredse kunder og vi gør hver dag en indsats for at levere kvalitet, der skaber værdi for dem. Her er et udpluk:
