Teams og Grupper

Samarbejdsværktøjerne, Teams og Grupper kan betragtes som værktøjskasser, der samler de værktøjer, teamet bruger i hverdagen.

Arbejd mere effektivt med Office 365 Teams og Grupper

Office 365 værktøjskasser

Når en opgave skal udføres, er det rigtige sæt værktøjer afgørende for projektets succes. En tømrer vil pakke sin værktøjskasse med fx hammer, sav og tommestok, mens en mekaniker vil have brug for andre værktøjer.

Et mekaniker team vil opbygge en omfattende værktøjskasse over tid, efterhånden som nye idéer og opgavetyper opstår. Alle i teamet vil vide hvilket formål de enkelte værktøjer har og hvordan de anvendes. Tilsvarende vil et tømrer team opbygge deres viden, med udgangspunkt i et andet værktøjssæt.

Office 365 kan betragtes som en stor værktøjskasse og Office 365 Teams og Grupper som mindre værktøjskasser, der kan indeholde præcis de værktøjer dit team har brug for.

Forstå de enkelte værktøjer

Både Grupper og Teams har deres berettigelse i din organisation. Selvom de på overfladen ser ens ud, har de forskellige formål.

Før du læser videre om forskellen på Grupper og Teams bør du først sætte dig ind i de enkelte værktøjer, så du har forståelse for hvad de er og hvad du bruger dem til.

Exchange & Outlook, Skype for Business, Yammer, SharePoint, Planner og OneNote – er eksempler på Office 365 samarbejdsværktøjer. For at blive i metaforen kan du tænke på dem som Microsofts version af hammer, sav, topnøgle mv.

Det er dine enkeltstående værktøjer. Afhængigt af situationen kan det dog være bedre at bruge en kombination af værktøjer for at optimere samarbejdet. Det er det, du får med Office 365 Grupper og Microsoft Teams.

Bliv kontaktet af en ekspert

Office 365 Grupper

Inkluderede værktøjer: Exchange & Outlook (eller Yammer), Kalender, SharePoint, Planner, OneNote (og mere i fremtiden)

Indbygget i andre værktøjer

Grupper er indbygget i Outlook 2016, i Office 365 webmail og findes som en ”Groups” App til SmartPhones. Nye grupper kan som standard oprettes af alle brugere direkte i de nævne apps. Når en gruppe er oprettet og du har tilføjet relevante medlemmer, giver den dit team et samlet sted, hvorfra de kan styre deres aktiviteter.

En af de grundlæggende forskelle mellem Grupper og Teams er deres snitflader. Grupper er ikke nødvendigvis en separat app (der findes fx ikke en skrivebordsapplikation). Det er en indbygget funktion i mange af de Office 365-værktøjer, du måske allerede bruger i din hverdag.

Mail, kalender og opgavestyring

Hvert medlem du inviterer til Gruppen vil blive samlet i en særskilt Exchange distributionsliste, som kan bruges til at sende beskeder eller mødeindbydelser til hvert medlems egen indbakke eller til Gruppens fælles indbakke.

Alle meddelelser til Gruppens fælles indbakke vil blive gemt der, så medlemmerne kan gå tilbage og se dem når som helst (på samme måde som man tidligere brugte en delt postkasse eller en offentlig mappe). Gruppen bliver dermed et arkiv over de e-mails, der er sendt til den.

Hver Gruppe tildeles en delt kalender, så medlemmer kan koordinere fælles opgaver eller møder. Der oprettes også en Planner så medlemmerne kan holde sig ajour med gruppens opgaver.

Deling af dokumenter og noter

Sammen med Gruppen oprettes et SharePoint-websted for at give medlemmerne et sted, hvor de kan dele og samarbejde om dokumenter.

Alle vedhæftninger e-mailet til Gruppen føjes til dokumentbiblioteket i SharePoint og er tilgængelige under ”Filer”. Det indbyggede SharePoint-websted indeholder også en OneNote så medlemmer får et fælles sted af dele notater.

Mere i fremtiden

Microsoft Teams er faktisk også en del af Office 365 Gruppen og der vil derfor altid blive oprettet både et Team og en Gruppe med samme navn, når du opretter det ene eller det andet. Den sammenhæng skyldes teknik, der ikke er relevant for forståelsen eller anvendelsen af Teams og Grupper. Men dog vigtigt at vide for at undgå forvirring.

Inden længe vil der desuden være to varianter af Grupper. I dag findes kun Outlook Grupper, men i fremtiden vil der også komme Yammer Grupper. Forskellen er af teknisk karakter, fordi Yammer og Outlook grundlæggende er designet forskelligt og har deres egen natur. Derfor kan en enkelt gruppetype desværre ikke anvendes på tværs.

Grupper vil desuden være container for flere nye tiltag efterhånden som Microsoft udvikler disse. Fx StaffHub, som tilføjer ferie- og vagt planlægningsfunktioner til Gruppen.

En Gruppe frem for et Team?

Hvornår du bør bruge en Gruppe frem for et Team afhænger af flere ting. Husk dog på at man typisk har sine egne præferencer, så der kan ikke gives et entydigt svar.

• Grupper udmærker sig ved langsigtede eller vedvarende aktiviteter, der findes i organisationen. For eksempel i en produktionsvirksomhed kan en Gruppe anvendes til at styre et produkts livscyklus, hvilket kan ske over mange år.

 

• Hvis dit samarbejde strækker sig ud over grænserne for din egen organisation er Grupper den eneste mulighed, da Teams ikke har den mulighed (endnu – der tales om en mulig gæsteadgang på sigt).

 

• Den mailbaserede dialog og stærke integration til Outlook appellerer typisk til den lidt ældre generation.

Eksempel:

Du kan fx oprette en Gruppe for et vigtigt produkt eller en vigtig kunde, der regelmæssigt samarbejdes om på tværs af afdelinger eller funktioner. Det er typisk ikke projekter med en specifik slutdato eller en defineret tidslinje. Medarbejdere har bare brug for at samarbejde og kunne tilgå de samme ressourcer.

Microsoft Teams

Inkluderede værktøjer: Skype, SharePoint, Planner, OneNote og PowerBI.

Sin egen selvstændige klientapplikation

Ligesom det er tilfældet med Grupper, kombinerer Microsoft Teams flere værktøjer for at give medlemmerne en smartere og mere effektiv samarbejdsoplevelse. Teams indeholder fx også Planner og OneNote.

Desuden er Power BI inkluderet. Power BI er et analyse værktøj, der kan give indsigt i forretningsinformationer og som dermed kan støtte samarbejdet til gavn for forretningen.

I modsætning til Grupper er Teams dog en separat applikation både på skrivebordet, på web og som App på SmartPhone.

Chatbaseret dialog

Microsoft Teams er bygget på chat, hvilket opfordrer til samtaler i realtid på tværs af fysisk placering. Den frit- flydende karakter af samtaler i Teams skaber en bedre fornemmelse af ​​et personligt møde eller konference.

Chatfunktionen i Teams er bygget på Skype, men er ikke nødvendigvis integreret med Skype for Business. Microsoft Teams er sit eget chat-rum, uden for dit eksisterende Skype for Business miljø.

Det giver mulighed for vedvarende chat (persistent chat), hvilket betyder at du kan deltage og afslutte chatten når du ønsker det. Chatten forbliver der altid.

Dokumenter i Teams

Hvis du uploader et dokument til Teams vil du være i stand til at se og redigere det direkte fra Teams app’en – selvom det reelt placeres i et dokumentbibliotek på SharePoint. Du behøver altså ikke først at starte Teams klienten for derefter at gå til SharePoint.

Medlemmer kan kommentere et dokument i Teams – uden at skifte til Skype – og deres kommentar, sammen med den efterfølgende samtale tråd, vil forblive knyttet til dokumentet i Teams.

Når andre åbner et dokument og ændrer det, vil det automatisk blive opdateret i Teams så alle altid ser den seneste version. Medlemmer kan også fastgøre et dokument til værktøjslinjen for hurtig og nem adgang.

Onlinemøder

Du kan også planlægge online-møder via Teams. Da det ikke er integreret med Skype, har du brug for Teams klienten for at deltage.

Fordelen er, at du ikke behøver at forlade arbejdsområdet for at deltage og du har den samme Skype audio/video funktionalitet til rådighed.

Fordelen er også at medlemmer på farten ikke behøver andre værktøjer end Teams klienten for at kunne deltage fuldt ud i dialogen og samarbejdet.

Et Team frem for en Gruppe?

Hvornår bør du så bruge et Team frem for en Gruppe? Det afhænger også af flere ting og igen, husk at ikke alle tænker ens.

• Styrkerne ved Microsoft Teams gør den ideel til ikke-permanente projekter. Hvis medarbejdere arbejder sammen om et projekt med et defineret mål og en fastsat frist, så bør de bruge Teams.

 

• Den chat-baserede dialog appellerer typisk til yngre medarbejdere.

 

• Den tætte integration af værktøjer i en enkelt Teams App, gør det nemt at deltage selvom man er på farten.

Eksempel:

Et projektteam, som skal udarbejde en rapport, der kræver input fra flere afdelinger. Med Teams, vil de, der arbejder på projektet kunne fastgøre udkastet af deres rapport til værktøjslinjen. I takt med at andre bidrager med deres sektioner, vil den fastgjorte kopi blive opdateret med det seneste indhold.

 

De kan chatte i realtid, og bibeholde samtalen i en tråd tilknyttet rapporten.

Når rapporten er færdig og afsendt kan du nedlægge Teamet igen og komme videre til næste sag. Eller lade den ligge for fremtidig reference.

Tilbyd dine medarbejdere en moderne samarbejdsværktøjskasse. – JDM hjælper dig i gang!

Connectors og Bots

Office 365 Teams og Grupper har en vigtig ting til fælles. De værktøjer som du kan tilføje er ikke kun begrænset til Microsoft Office 365. Begge kan have forbindelser (såkaldte Connectors) som tillader indhold fra andre cloud tjenester at være forbundet med værktøjskassen. Dermed får teamet adgang til alle de værktøjer, som de har brug for.

Microsoft Teams kan desuden beriges med såkaldte Bots, der kan deltage i chatten og hjælpe teamet med at automatisere opgaver og fremskaffe relevant indhold.

Bevar kontrollen uden at begrænse fleksibiliteten

Den fleksibilitet, der gør det muligt at arbejde på den måde man ønsker, er vigtig. Tilbyder du ikke dine medarbejdere de rigtige værktøjer, vil de muligvis finde deres egne. Fx online tjenester uden for din kontrol.

Ved at kombinere værktøjer og give medarbejderne flere muligheder for integration, kan du opretholde kontrollen med virksomhedens data, mens medarbejdere får mulighed for at arbejde, som de ønsker (og hvor de er mest produktive og effektive).

Bliv kontaktet af en ekspert

Office 365 Teams og Grupper er en del af Office 365 Enterprise pakken

Exchange Online, SharePoint Online og Skype for Business Online sammen med Office ProPlus er den moderne produktivitetsplatform, hvor du får hele dit kontor. Overalt. Altid.

Læs mere om Office 365 ᐳᐳ

Office 365 er en del af Microsoft 365 pakken

Microsoft Enterprise Mobility + Security sammen med Windows 10 Enterprise og Office 365 Enterprise (M365) giver adgang til alle de værktøjer og sikkerhedsforanstaltninger, der hører til en moderne mobil it-løsning.

Læs mere om M365 ᐳᐳ

Bliv kontaktet af en ekspert

website_300x300_cin

”De mange nye værktøjer i Microsofts palette skaber uanede muligheder for forretningsoptimering og samarbejde. SharePoint er stadig det centrale element, der binder det hele sammen, men Groups og Teams skaber helt nye muligheder”.

Carsten Isak Nielsen

Løsningsarkitekt

JDM er certificerede eksperter

JDM Gold Partner

Højeste kompetence- og ekspertiseniveau.

JDM Solutions Master

Microsoft-certificeringer på højeste niveau.

Certificeret Hosting.

Vores viden betyder, at vi forstår dine problemstillinger og har kompetencerne til at give dig præcis den it-løsning, du har brug for.