Moderne dokumentstyring
Få kontrol og over dine filer og dokumenter
Dokumentstyring i danske virksomheder handler om at organisere, kategorisere og håndtere dokumenter og filer på en intelligent, sikker og nem måde. Vi har standardiseret dokumentstyring i SharePoint, så du får alle fordelene, samt muligheden for tilpasninger. Dokumentstyring skal være simpelt og enkelt at anvende
Anvendes allerede af millioner
Dokumenthåndtering i SharePoint anvendes allerede af millioner af medarbejdere på verdensplan. Du kommer til at drage fordel af deres erfaringer, og får en løsning som kan løse alle jeres udfordringer.
Ensartede dokumenter
På baggrund af foruddefinerede skabeloner, kan alle medarbejdere skabe dokumenter og filer på en ensartet og struktureret måde.
Samarbejde i realtid
Jeres dokumenter bliver samlingspunkter for samarbejde. I kan samarbejde på dokumenter i realtid fra alle enheder i virksomheden.
Avanceret historik
Få overblik over dokumenters historie, ved at få indblik i løbende ændringer over tid. Genskab dokumenter til tidligere stadier.
Intelligent søgning
Det er let at fremsøge dokumenter på tværs af virksomheden. Avanceret indeksering og metadata giver dig de bedste resultater.
Automatisering af arbejdsgange
Dine arbejdsgange kan automatiseres, så du sparer tid. Fx man oprettelse af undermapper og dokumenter gøres automatisk.
Høj sikkerhed
Dine dokumenter og filer bliver sikret helt ned til mappe-niveau. Du kan begrænse adgangen til filer, men også deling.
Dokumenthåndtering i SharePoint dækker hele virksomhedens behov
Moderne dokumentstyring giver dig mulighed for at anvende teknologi som gør arbejdet lettere og mere sikkert på tværs af virksomheden.
Strømlin oprettelsen af dokumenter
Det bliver hurtigt og effektivt at oprette nye dokumenter som fx vejledninger, kontrakter, politikker og rapporter.
Foruddefinerede skabeloner sørger for at alle i hele virksomheden, anvender de korrekte skabeloner til den rette dokumenttype. Det giver en ensartet og struktureret måde at arbejde på.
Øg samarbejdet og minimer spildtid
Dine dokumenter og filer bliver samlingspunkt for samarbejde. I kan samarbejde på dokumenter i realtid og behøver ikke længere sende dokumenter til og tilbage på mail.
Du kan se farvekodede ændringer og rettelser baseret på hvem der laver ændringer.
Se hele historikken på et dokument
Dokumenter ændrer sig løbende, der kommer tilføjelser og rettelser. Gennem sporing af dokument-versioner kan du forhindre duplikering af det samme dokument, gendanne tidligere versioner for at undgå utilsigtede eller uønskede ændringer.
Søgning i hele virksomhedens dokumentbibliotek
Alle virksomhedens dokumenter bliver indekseret, hvilket tillader hurtig og effektiv søgning på tværs af hele virksomheden. Foruden de automatiske datapunker som fx forfatter og dokumenttype, kan manuelle tags og data definere dokumenterne yderligere.
Simplificer dine arbejdsgange med automatik
Mange arbejdsgange kan automatiseres, da det oftest er de samme handlinger som skal gennemføres. Komplette mappestrukturer og filer kan oprettes automatisk på baggrund af en begivenhed. Fx ved oprettelse af en ny kunde eller leverandør.
Dokumentsikkerhed og compliance
Håndter hvem der har adgang til hvilke filer, samt om filer og dokumenter må udskrives eller deles. Foruden at være beskyttet bag avancerede loginmekanismer, kan dokumenter og filer beskyttes med kryptering og begrænsninger.
FÅ EN DEMONSTATION
Jeg giver dig gerne en demonstration af de muligheder du får med løsningen. Så kan du se og opleve alle fordelene på egen hånd.
Samler alt det gode
Hvad er en DMS-løsning?
DMS står for Document Management System, og er et dokumenthåndteringssystem eller automatiseret softwareløsning til at organisere, sikre, digitalisere, tagge, godkende og fuldføre opgaver med dine virksomhedsdokumenter.
Hvad er en ECM-løsning?
ECM står for Enterprise Content Management og er et dokumenthåndteringssystem, der giver dig muligheden for at kontrollere din organisations information og flow af disse oplysninger. ECM er vigtigt, fordi det giver dig en lang række fordele. For eksempel lider mange virksomheder af informationsoverbelastning vedrørende håndtering af regninger, kontrakter, dokumenter, e-mails, fakturaer og andre vigtige oplysninger.
Hvad er en EDM-løsning?
EDM står for Enterprise Data Management, og er en håndteringsplatform til at indhente, validere og distribuere handels-, drifts-, risiko-, finans- og kundedata. Virksomheder nyder godt af større kontrol, løbende overholdelse og gennemsigtighed af deres data og dokumenter
Book en demonstration
Dokumentstyringssystem der arbejder sammen med andre løsninger
SharePoint er baseret på Microsoft teknologi. Teknologi du fx allerede kender fra Word, Excel og de andre programmer i Office-pakken. SharePoint er samlingspunktet for alle dine dokumenter og filer, derfor arbejder det gnidningsfrit sammen med resten af Office-programmerne.
Foruden de indbyggede integrationer med andre Microsoft-løsninger, er det muligt at forbinde til utallige andre systemer og løsninger. Fx dette E-mail til SharePoint plugin
Integration direkte i Microsoft Teams
Microsoft Teams er hurtigt blevet det fortrukne samarbejdsværktøj for mange danske virksomheder. Den tætte integration mellem SharePoint og Teams sikrer gnidningsfrit samarbejde på tværs af hele virksomheden.
Alle virksomhedens dokumenter og filer kan tilgås direkte i Teams fra både din browser, mobiltelefon eller computer. Du kan samarbejde i realtid og udnytte de andre funktioner i Teams i kombination med dokumenthåndteringen i SharePoint.
Verdensklasse sikkerhed og complience
Kravet for høj data-sikkerhed og overholdelse af GDPR-complience gør at danske virksomheder har brug for skalerbare løsninger, der opfylder krav til sikkerhed og overholdelse af regler. Det er vigtigt at sikre anvendelse af ensartede politikker på tværs af dataplaceringer og enheder.
Det siger kunderne
Hos JDM er din it i trygge hænder. Med landsdækkende service og support er der kort til nærmeste certificerede medarbejder, desuden har vi solide partnerskaber med anderkendte leverandører.
Priser på en dokumentstyringsløsning
Vores standardløsninger starter ved 20.- pr. bruger pr. måned.
Ofte stillede spørgsmål om dokumentstyring
Du er mere end velkommen til at kontakte os, hvis du har spørgsmål til løsningen eller ønsker en demonstration.
Hvad er SharePoint?
SharePoint er en samarbejdsplatform udviklet af Microsoft. SharePoint har derfor tætte bånd til Microsoft Office og dens dokumenter. SharePoint blev lanceret i 2001 og anvendes primært som et dokumenthåndterings- og lagringssystem for virksomheder. Løsninger bygget på SharePoint er meget konfigurerbare, og kan derfor tilpasses enhver virksomhed. Uanset størrelse og behov.
Ifølge Microsoft havde SharePoint i december 2020 mere end 200 millioner brugere på verdensplan. Hvilket viser populariteten af løsninger bygget med SharePoint teknologi.
Er en dokumentstyringsløsning sikker?
Papirdokumenter er sjældent sikre, da de oftest er nemme at få adgang til, manipulere og kopiere. Selv digitale dokumenter som e-mails kan have udfordringer med sikkerheden.
SharePoint og moderne dokumentstyring skaber et sikkert dokumenthåndteringssystem. Ved at integrere funktioner som adgangskontrol og cloud-backup sikrer SharePoint, at dine dokumenter kun er tilgængelige for autoriserede personer og kan gendannes i lyset af ethvert potentielt datatab.
Virker løsningen på mobilen?
Ja, alle enheder med adgang til internettet kan tilgå virksomhedens dokumenter, hvis I tillader det. Dokumenter, filer og data kan fra fx en mobiltelefon tilgås uden brug af computer, VPN eller andet.
Denne mobile adgang, er dog beskyttet af et sikret login, som kun tillader autoriserede personer adgang. Desuden kan der opstilles avancerede parametre, som yderligere begrænser tilgangen til dine filer og dokumenter.
Til iOS og Android findes der desuden dedikerede apps, som gør navigationen lettere og adgangen mere sikker.
Kan jeg samarbejde på dokumenter?
Ja. Filer som tillader samarbejde, kan nemt tilgås i vores moderne dokumentstyringsløsning. Word, Excel, PowerPoint og de fleste andre Microsoft Office-dokumenter tillader nemme samarbejdsmuligheder.
Samarbejde på dokumenter og filer kan foregå i realtid, så I kan være flere personer i arket på samme tid. Disse minimerer risikoen for skabelsen af dubletter og utilsigtede overskrivninger.
Kan løsningen tilpasses mine behov?
Ja. Vi har forskellige standard løsninger og funktioner som vil dække de fleste virksomheders behov. Disse standardløsninger er hurtige at implementere og er lette at tage i brug for din virksomhed.
Muligheden for tilpasninger er der også – Det kan være at din virksomhed har nogle unikke arbejdsgange eller systemer, som kræver at løsningen tilpasses. Dette er sjældent en udfordring, da SharePoint tillader tilpasninger til den enkelte virksomhed.
Hvordan kommer jeg i gang med en løsning?
Du udfylder formularen på denne side, ellers kontakter du os direkte på 63133020 eller salg@jdm.dk. Vi aftaler tidspunkt for en demonstration af løsningen, hvorefter vi aftaler det videre forløb.
Hvor lang tid tager implementeringen af en løsning?
En indledende workshop vil afklare det nøjagtige forløb. Typisk tager det kun 2-4 uger.
Hvad skal jeg forberede for at komme i gang?
Som udgangspunkt ikke noget. Vi hjælper dig hele vejen.
Dog kan du begynde at tænke over hvordan din virksomhed ønsker at arbejde i fremtiden, og forsøg gerne at danne dig et overblik over hvilke udfordringer I står overfor i dag. Dette er dog ikke en nødvendighed for at få en demonstration af løsningen.