JDM Casestory – Langebæk A/S
JDM sætter struktur på Langebæks projektportefølje
Langebæk er blandt Skandinaviens førende konsulenthuse inden for Supply Chain, logistik og lager med kontorer i Danmark, Sverige og Norge.
Med op til 100 projekter om året havde virksomheden brug for et system, der kunne give deres 35 konsulenter et struktureret og velfungerende digitalt workplace, hvor al information om hvert enkelt projekt var samlet på ét sted.
Løsningen blev en Groups & Teams Management-løsning tilkoblet Langebæks Microsoft Teams.
introduktion til Langebæk A/S
Vi er et logistik og supply chain-konsulenthus med stærke operationelle kompetencer. Vi har i mere end 40 år arbejdet for virksomheder i hele Nordeuropa – og vi har skabt resultater for hver eneste.
Struktur på projektportefølje
Project Director og Partner i Langebæk, Christoph Ohly, fortæller:
“Vores konsulenter rejser den del, så vi implementerede for nogle år siden Microsoft Teams. Det gav os et redskab, hvor vi kunne samarbejde og dele dokumenter, uanset hvor vi sidder. Men det betød også, at vores digitale verden i nogen grad blev fragmenteret. Noget kommunikation foregik i Teams, noget i mail og noget andre steder.”
Drømmen hos Langebæk var derfor at få et digitaliseret workplace, hvor alt kunne samles inden for én platform.
”Særligt ønskede vi os ét sted at samle information om både gamle og nye projekter. Udfordringen var dog, at i Teams fungerer tingene ret åbent. Alle kunne lave et team, hvis de ønskede det, og dele informationer og dokumenter med de personer, de ville. Det var svært at få overblik over, hvad der lå hvor, og hvilke retningslinjer hver enkelt medarbejder fulgte,” tilføjer Christoph Ohly.
Hvis Langebæk skulle anvende Teams til opbevaring af dokumenter vedrørende alle virksomhedens projekter, skulle det valgte system desuden leve op til en række regler og sikkerhedskrav, herunder GDPR, NDA, klassificering af fortrolige dokumenter og lignende.
Virksomheden søgte derfor efter et professionelt og sikkert setup, der dels kunne give medarbejderne en effektiv digital arbejdsplads og dels kunne opstille rammer, der sikrede struktur, effektivitet og høj sikkerhed omkring den kommunikation, data og dokumenter, der skulle opbevares i platformen.
Standardisering af data og processer
”Da vi kom i kontakt med JDM, stod det klart, at deres Groups & Teams Management-produkt kunne opfylde vores behov. Det gav os mulighed for at standardisere måden, vi opretter Teams, strukturerer dokumenter og samarbejder om projekter på,” fortæller Christoph Ohly.
En Groups & Teams Management-løsning fungerer blandt andet til strukturering og klassificering af dokumenter samt samling og ensretning af telefoni, chat-, mail- og videomødekommunikation.
Løsningen indeholdt således en lang række af de funktioner, Langebæk havde brug for. JDM A/S faciliterede workshops med forskellige afdelinger i virksomheden, hvor medarbejdernes behov blev klarlagt og omsat til funktionaliteter i løsningen.
”Sammen med JDM har vi nu defineret nogle rammer for, hvordan vores mere end 1000 projekter skal overskueliggøres og være let tilgængelige i systemet. Med en årlig tilgang på ca. 50 projekter er det afgørende at have et godt overblik og en nem adgang. De definerede rammer sikrer, at de alle projekter har samme struktur og indstillinger, fx i form af projektnummer, navngivning, informationsadgang og dokumentstruktur. Skabelonen bruges til både gamle og nye projekter, så vi har fuld sikkerhed for, at alle projekter er identiske,” tilføjer han.
Det betyder, at det er både nemt og hurtigt at finde frem til den information, som medarbejderne har brug for. Samtidig har Langebæk 100% overblik over, hvilke personer der har adgang til hvilke dokumenter.
”JDM har været rigtigt gode til at guide os igennem de ting, vi har skullet tage stilling til. Det har sikret, at vores ønsker er blevet koblet godt sammen med de funktioner, der ligger i systemerne. Ud over systemopsætningen har de hjulpet med træning af medarbejderne og flytning af data fra vores gamle systemer.”
Værdifuld rådgivning og sparring
Den nye løsning er en del af en gennemgribende digitaliseringsproces hos Langebæk, som nu anvender en lang række Microsoft-systemer. Gennem hele processen har JDM A/S’ konsulenter fungeret som sparringspartnere, som har sikret, at virksomhedens ønsker blev omsat til velfungerende IT-løsninger til medarbejdernes hverdag.
”JDM har været rigtigt gode til at guide os igennem de ting, vi har skullet tage stilling til. Det har sikret, at vores ønsker er blevet koblet godt sammen med de funktioner, der ligger i systemerne. Ud over systemopsætningen har de hjulpet med træning af medarbejderne og flytning af data fra vores gamle systemer. Derudover har vi nu adgang til en supportdesk og en hotline ved akut brug for hjælp,” siger Christoph Ohly.
JDM A/S har ligeledes været sparringspartnere på opsætningen af sikkerhed, som også har været et vigtigt fokusområde for Langebæk.
”Vi har jo alt data i skyen nu, og derfor har vi også haft behov for nye sikkerheds- og adgangsindstillinger. Der kommer flere og flere cybertrusler dag for dag, så sikkerheden er ultravigtig. Vi har fået flyttet vores sikkerhed til et helt andet niveau, bl.a. via en Device & Identity Management-løsning. Den sikrer, at vi til enhver tid har 100% styr på, hvem der har adgang til vores data. Det giver både os og vores kunder en tryghed i hverdagen. Og så ved vi – og kan dokumentere – at vores systemer lever op til alle gældende krav,” fortæller Christoph Ohly.
Hos Langebæk er man stadig i gang med sin digitaliseringsproces og arbejder løbende for yderligere at optimere virksomhedens processer. Det betyder også, at de fortsat har kontakt til JDM’s konsulenter flere gange om måneden.
”Vi får løbende rådgivning og sparring i forbindelse med nye funktionaliteter eller ønsker, der er opstået i vores daglige arbejde. JDM’s konsulenter møder os i øjenhøjde, og vi har en god føling med og forståelse for hinanden. Samarbejdet fungerer rigtig godt, og de løsninger, de laver til os, giver stor værdi i hverdagen. Vi ser frem til at bygge videre på løsningerne i fremtiden i samarbejde med JDM,” afslutter han.
Vi hjælper også gerne dig
Kontakt os i dag for en uforpligtende demo af vores løsninger
med udgangspunkt i dine nuværende systemer.
En JDM-medarbejder vil tage kontakt til dig for at aftale et tidspunkt for et demo- og rådgivningsmøde
Vi skaber værdi på tværs af segmenter og brancher
Vi samler på glade og tilfredse kunder og vi gør hver dag en indsats for at levere kvalitet, der skaber værdi for dem. Her er et udpluk:
