Sådan fortryder du en mail,
du har sendt til en kollega

Har du sendt en mail, som du fortryder, har du mulighed for at tilbagekalde den og erstatte den med en anden mail med Outlook 365. Det kræver dog, at både du og modtageren er ansat i samme firma, anvender Microsoft Exchange som mailserver, og at modtageren ikke har nået at åbne mailen, inden du sender erstatningen.

Du har sikkert prøvet det utallige gange. Fået skrevet en mail, du fortryder eller finder en graverende fejl i, lige netop som du har klikket på Send-knappen. Det er ikke alene ærgerligt, det kan ligefrem være katastrofalt. Hvad gør du? Jo, har du Outlook 365 eller enhver anden tidligere udgave af Microsoft Outlook tilbage til 2007, og arbejder I begge i det samme firma, har du mulighed for at forsøge at tilbagekalde og erstatte mailen med en anden.

Du kan altid forsøge

For du kan kun forsøge. Der er ingen garantier. Det kræver som allerede nævnt både, at du og modtageren er ansat i samme organisation, og at denne anvender Microsoft Exchange som mailserver. Så har du sendt en mail til en kollega, som du fortryder, har du altså muligheden for at fortryde. Er mailen sendt til en modtager uden for jeres organisation, har du ikke mulighed for at tilbagekalde og erstatte den – endskønt Outlook lader dig gøre det. Du kan heller ikke fortryde og erstatte mailen, hvis modtageren allerede har nået at åbne mailen. Så fanger bordet.

• Klik på Sendt post-mappen i mapperuden til venstre i Microsoft Outlook-vinduet.
• Find den meddelelse, du viltilbagekalde, og åbn den ved at dobbeltklikke på den. Det er ikke nok, du får den vist i læseruden.
• Klik på Meddelelse-fanen og derefter på Flere flyttehandlinger-knappen i Flyt-gruppen. Vælg Tilbagekald denne meddelelse i genvejsmenuen.
• Nu åbnes Tilbagekald denne meddelelse-vinduet. Her kan du vælge enten at slette ulæste kopier af mailen eller erstatte dem. Vælg Slette ulæste kopier af dennemeddelelse og erstatte den med en ny meddelelse-feltet og klik på OK-knappen.
• Nu åbnes den oprindelige mail, som du så kan rette til og sende igen ved at klikke på Send-knappen.

Hvad du også kan bruge denne funktion til

Som du kan se, er chancerne for at tilbagekalde en mail, du har fortrudt, ikke særlig stor. I hvert fald ikke inden for normal arbejdstid. Men sidder du hjemme og besvarer mails fra kollegaerne om aftenen, er der straks bedre muligheder for, at du kan nå at bruge funktionen, hvis du qua det sene tidspunk, ikke har fået formuleret dig helt knivskarpt. En anden, og måske mere anvendelig brug af denne funktion, er, hvis du har behov for at sende den samme meddelelse til flere forskellige modtagere med næsten samme ordlyd. Eller kan genbruge en gammel mail som skabelon for en ny. Så kan du finde den originale mail i Sendt post-mappen, dobbeltklikke for at åbne den og derefter klikkepå Flere flyttehandlinger-knappen i Flyt-gruppen. Men denne gang klikker du på Send denne meddelelse igen i genvejsmenuen. Så åbnes den oprindelige mail igen, og du kan udskifte modtagerne og redigere i den, inden du sender den på ny. Det sparer dig for endel copy-paste-arbejde. Men husk: Er din oprindelige mail et svar på en tidligere mail, skal du også lige huske at slette den gamle mailtråd i bunden af mailen, inden du genbruger den.