5 fordele ved at kombinere Microsoft Teams med telefoni

Hvis du bruger Microsoft Teams, ved du, at der er masser af muligheder for god kommunikation – fra chat til videomøder til e-mail og samarbejdsdokumenter. Men vidste du, at Teams også er en perfekt platform til at styre din virksomhedstelefoni? I dette indlæg fortæller vi dig mere om fordelene ved at kombinere Microsoft Teams med telefoni.

1. En komplet platform for kommunikation

Med din telefoni forbundet til Teams opdager du hurtigt fordelene ved at have alt samlet ét sted og stadig være lige så tilgængelig som før. Du og dine kolleger kan bruge den samme platform, når de kommunikerer og samarbejder, uden besvær. Du kan ringe gratis, chatte og overføre opkald mellem brugere af Teams.

At have dit telefoni Teams betyder også, at du ikke behøver at jonglere med forskellige grænseflader, huske logins eller holde styr på, i hvilken kanal du talte om hvad før. Dette vil gøre dig mere effektiv i møder, både med kolleger og kunder. Med alt-i-ét system har du ikke kun adgang til dine kollegers numre og mail – det bliver også lettere at gemme kontaktoplysninger ét sted.

Teams handler om samarbejde, og en af ​​funktionerne er, at du kan invitere kunder til dine møder, direkte i systemet. Du kan lade dem lytte til opkald, læse chatbeskeder og endda arbejde live i det samme dokument, som du også har adgang til fra din smartphone. Effektiv kommunikation – alt på ét sted!

Her kan du downloade vores guide “Hvordan bruger man Microsoft Teams”

2. Oversigt og kontrol af din telefoni

Et kompetent telefoni-system er et af de bedste værktøjer til at gøre din kommunikation mere effektiv – internt såvel som med dine kunder og samarbejdspartnere. Med al din telefoni i Teams er det også let at administrere. Mulighederne er næsten uendelige.

Du kan fx gøre følgende:

• Beslut, hvilket nummer der skal vises, når du foretager udgående opkald.
• Ring til alle dine kontakter direkte til deres mobil eller faste nummer – uanset om de har Teams eller ej.
• Beslut, om du vil besvare indgående opkald i Teams, din mobil eller via din computers softphone.
• Administrer dine profiler direkte i Teams: overfør opkald, skift din telefonsvarer eller tilføj en meddelelse fra kontoret.
• Se en liste over indgående opkald, og lyt til tidligere optagede samtaler.

3. Automatisk synkronisering mellem alle enheder

En anden fordel ved at have din telefoni i Teams er den effektive synkronisering, som Microsoft tilbyder mellem deres værktøjer.

Kalendere og kontakter opdateres automatisk i både din mobiltelefon og computer. På den måde er alle oplysninger i både ind- og udgående opkald korrekte.

Din telefon synkroniseres direkte med dine kalenderbookinger, hvilket betyder, at hvis nogen ringer til dig, når du er i et møde, kan de fx blive informeret om, hvornår du er tilgængelig igen.

En anden mulighed for, når du har travlt, er at overføre opkaldet direkte til en kø kollega. Når du først begynder at bruge det, kan du ikke være foruden!

4. Problemfri integration med telefoni og andre systemer

Fordelene ved at samle virksomhedens telefoni ét sted hænger ikke kun sammen med at få overblik og smart synkronisering. Teams tilbyder også integrationer med hundredvis af værktøjer og apps, som mange virksomheder bruger dagligt.

Foruden Microsofts egne værktøjer, som Outlook med mail og kalendere, er det lige så let at flette alt fra analyseværktøjer til sagsstyringssystemer til Teams. De omfattende muligheder giver afdelinger en lang række fordele, ikke mindst for dem med daglig kundekontakt.

Med et integreret CRM-system kan din kundeservice fx se, hvem der ringer, da deres kontaktkort vises, når de ringer ind. På den måde er det let at give dem effektiv support. Et plus er, at du aldrig mere skal skifte mellem programmer og browservinduer for at finde de rigtige oplysninger – alt er ét klik væk i Teams!

5. Statistik og analyser direkte i Teams

Med et smart telefonsystem, der er integreret med Teams, er det let at få omfattende statistik til at evaluere, hvordan du rent faktisk arbejder. Hvad gør du rigtigt, og hvad kan du gøre bedre? Med din telefoni i Teams kan du fx oprette forbindelse til Power BI, hvor det er let at analysere data som; hvor mange klienter der har ringet, din svartid og antallet af tickets til kundeservice.

På samme tid kan du se, hvordan Teams bruges internt, og hvordan det påvirker din effektivitet. Med Power BI kan du også oprette dine egne statistiske rapporter, der skal bruges, når det er tid til at opdatere og optimere dine interne rutiner.

Bonus fordel

Microsoft Teams med telefoni kan også kombineres med jeres møderum. Derved bliver det muligt at afholde digitale møder med interne og eksterne, samt foretage telefoniopkald direkte fra mødelokalet. 

Læs mere om Møderum med Microsoft Teams her